Разница между структурой разбивки работ (WBS) и структурой разбивки ресурсов (RBS)

Структура разбивки работ является важным результатом для любого проекта. Благодаря WBS руководитель проекта может разбить работу, которую необходимо выполнить команде, на небольшие секции, которыми можно легко управлять, тогда как RBS считается важной частью эффективности, когда речь идет об управлении проектами. С помощью RBS менеджер проекта может составить список ресурсов, необходимых для выполнения данной задачи в иерархическом порядке..

Что отличает RBS от WBS

WBS - это визуальное представление всего объема выполняемой работы, разбитого на более мелкие сегменты, которые может понять каждый член проектной команды. Это связано с тем, что для каждого из уровней завершения существуют определения и детали, относящиеся к этому этапу. Наоборот, RBS можно разбить на географические ресурсы или организационные ресурсы. Некоторые из других инструментов, которые необходимы для правильной и эффективной RBS, включают оценку ресурса, календарь ресурса и списки действий.

Причина этого в том, что когда вы управляете каким-либо проектом, вам придется работать с различными компонентами проекта и ресурсами проекта, чтобы завершить проект. Хороший пример - члены вашей проектной команды.

Вы должны убедиться, что они продуктивны и стратегически сбалансированы в течение всего жизненного цикла проекта.

Теперь, если вы планируете создать эффективную WBS, вот несколько важных рекомендаций, которые помогут вам в этом:

• Проект / конечный результат всегда на верхнем уровне
• Вам не всегда нужно определять все элементы на одном уровне
• Рабочие группы не должны занимать более 10 дней
• Каждая рабочая группа должна быть независимой
• Не должно быть дублирования в рабочих группах по всей структуре

Ниже приводится простое представление сегмента СПП для строительства дома:

Строим Дом

                                              Фонд                     Интерьер Экстерьер

завершение                         24% 45% 30%

бюджет                               50 000 $ 86 000 $ 72 000

Он показывает различные части проекта, которые должны быть выполнены, и предоставляет больше информации о бюджете, необходимом для них, и уровне выполнения.

Поэтому СПП - это карта / схема конкретного проекта. Основной проект является ключевым результатом в СПП, и оттуда он разбит на более мелкие подкатегории, каждая со спецификой того, как они будут доставляться.

С другой стороны, говоря о RBS, вы должны знать, что он функционирует с использованием некоторых важных инструментов. Менеджеры проектов получают инструкции использовать или выполнять эффективные RBS с помощью этих инструментов. Это следующие:

• Список активности

Это список всех действий, которые имеют ключевое значение для завершения проекта. Менеджер проекта не просто нуждается в списке, он также должен получить как можно больше информации об этих списках. Эта информация также будет включать ресурсы, которые используют перечисленные действия.

• Оценка ресурса

Для того чтобы каждое действие было выполнено продуктивно, эффективно и, что более важно, рентабельно, руководитель проекта должен оценить объем, тип и разнообразие необходимых ресурсов..

Если эти оценки искажены, может быть невозможно достичь целей проекта, или в целом проект может потерпеть неудачу.

• Календарь ресурсов

Календарь ресурсов о доступности ресурсов с течением времени. Руководителю проекта потребуется список всех ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Эти ресурсы также должны быть перечислены в зависимости от их доступности в долгосрочной перспективе. Эта информация важна для менеджера проекта, чтобы выяснить, будут ли необходимые ресурсы доступны в течение определенного времени, чтобы проект не останавливался.

В настоящее время RBS становится все более и более важным, поскольку программное обеспечение для управления проектами включает его в свою структуру. Если вы используете какую-либо программу управления проектами, вы можете войти в систему и проверить доступность необходимых вам ресурсов, а также, что более важно, их классификацию..

Как правило, это помогает организации в том смысле, что руководители проектов могут просматривать множество деталей из простой базы данных обо всех используемых ресурсах..

Важность WBS против фокуса RBS

Есть несколько ключевых преимуществ, которые руководитель проекта и команда проекта могут извлечь из СПП, кроме организации и определения работы, необходимой для завершения проекта. Через СПП легче распределять бюджет по верхним уровням структуры. Как только это будет сделано, бюджеты для каждого отдела могут быть структурированы на основе разбивки в СПП.

Оценки стоимости и времени обычно предоставляются для каждого раздела СПП. Благодаря этому легче составить график и соответствующий бюджет для всего проекта..

С помощью WBS также легче отслеживать эффективность отдельных секторов проекта. Менеджер проекта может рассказать о стоимости проекта, определить проблемные области и, что более важно, ключевые вопросы при организации проекта. И наоборот, в RBS упор на иерархический перечень ресурсов является ключевым. Вам нужно перечислить все ресурсы, независимо от того, являются ли они значительными или даже если они кажутся вам избыточными. Каждый из уровней проекта будет нуждаться в определенном количестве ресурсов. Они должны быть перечислены в соответствии с их важностью для завершения каждого уровня, и, наконец, завершения всего проекта.

Перечисленные ресурсы затем подразделяются на более мелкие категории по типу ресурса, которым они являются, чтобы помочь руководителю проекта в классификации. Фактически классификация будет продолжаться в различные подгруппы, пока каждый из типов ресурсов не будет сгруппирован в единые объекты, которые легче идентифицировать и управлять ими..

Преимущества WBS по сравнению с RBS

Одним из преимуществ СПП является то, что она помогает менеджеру проекта определить любые потенциальные риски, которые может иметь проект. В случае если какая-либо ветвь проекта не была четко определена, она становится областью риска, которую необходимо устранить. Предполагается, что такие риски должным образом отслеживаются, и по мере продвижения проекта проводится тщательный анализ..

В случае, если проект кажется, что он отстает от графика, руководителю проекта легче обратиться к WBS и определить области, которые борются, и принять соответствующее решение, чтобы изменить ситуацию. Напротив, непосредственная выгода RBS, особенно разделение ресурсов на подгруппы, состоит в том, чтобы облегчить работу центров управления. Наблюдение становится намного проще и экономится много времени.

Супервайзеры могут отслеживать каждую группу ресурсов по мере выполнения проекта. Проще ускорить определенные уровни проекта, не полагаясь на другие, выделив необходимые ресурсы для их завершения. Поэтому некоторые проекты могут быть легко завершены до установленного срока, особенно если завершение различных уровней проекта не является взаимозависимым.

Имея хороший план RBS, руководство также может получить хорошее представление об общем количестве ресурсов, доступных для каждой из участвующих команд. Помимо понимания доступных ресурсов, они также могут управлять тем, как ресурсы будут использоваться.

Сравнивая вышеприведенную информацию, желательно назначить цвета для различных субпоставок в СПП. Это важно, чтобы получить тепловую карту прогресса всего проекта. Это также облегчит привлечение внимания руководства к завершенным проектным областям и тем, которые ослабляются..

WBS, при правильном обращении, является хорошим способом повысить производительность групп, работающих над проектом, и увидеть, что проект завершен вовремя. Менеджер проекта может определить необходимые навыки, чтобы они могли своевременно завершить проект, но когда дело доходит до RBS, мы должны понимать его типы. Обычный тип RBS - это организационный RBS. Иерархические организационные системы, которые уже созданы, обычно помогают создать эту RBS. Ресурсы в RBS организации обычно распределяются в зависимости от потребностей каждого организационного отдела и рабочей группы. Это категории, которые на самом деле были определены и установлены организацией.

Географический RBS в большинстве случаев нетрадиционен. Основная проблема географической RBS - это распределение и / или местоположение рассматриваемых ресурсов и то, как они распределяются в разных местах, в зависимости от потребностей организации..

Резюме

В заключение, WBS и RBS являются ключом к успешному завершению проекта и эффективности соответствующих проектных команд. Ниже приведены ключевые моменты, которые определяют любую из структур.

Структура разбивки работ	Структура распределения ресурсов
o Группирует работу по категориям	o Группирует ресурсы по категориям
o Помогает в надзоре за ходом проекта	o Помогает в надзоре за использованием ресурсов
o Проектные группы должны быть независимыми	o Ресурсные группы могут зависеть друг от друга
o Акцент на сроки проекта	o Акцент на распределение ресурсов